Conference

Wir leben den Opensource Spirit! ViOffice Conference ist Freie, Opensource Software, die auf der Arbeit der Jitsi-Gemeinschaft, dem ViOffice Team und vielen weiteren basiert. Mehr Infos.

ViOffice Conference ist die Konferenzplattform für Videokonferenzen in größeren Gruppen, im Gegensatz zu ViOffice Talk, welches lediglich für sehr kleine Gruppen geeignet und mehr auf Text- statt Videokonversationen ausgelegt ist. Neben der Kernfunktion der Videotelefonie bietet die Konferenzeplattform einige interessante und nützliche Features für den Arbeitsalltag.

Das Buchungssystem von ViOffice Conference bietet die Möglichkeit, Videokonferenzen im Voraus zu planen oder sofort eine Konferenz zu starten.

Sollten Sie eine Konferenz im Voraus planen wollen, bietet Ihnen ViOffice Conference einen Einladungs-Link an, den Sie an Freund:innen, Kolleg:innen oder Gäste versenden können. Sie haben auch die Möglichkeit eine Kalender-Datei für die Konferenz herunterzuladen, um sie ebenfalls zu verschicken. Sie enthält die von Ihnen eingegebenen Daten (Name, Datum, Uhrzeit der Konferenz), sowie den Einladungslink.

Wird der Einladungslink vor Beginn der Konferenz, bzw. vor der von Ihnen spezifizierten Zeit geöffnet, erscheint ein "Bitte warten" Bildschirm. Nutzer:innen werden von diesem Bildschirm aus automatisch zum Konferenzraum weitergeleitet, sobald der eingestellte Zeitpunkt erreicht wurde. Öffnen Sie den Einladungs-Link nach dem spezifizierten Zeitraum werden Sie unmittelbar in den Konferenzraum geleitet.

Die Buchungsübersicht (siehe Bild oben) bietet Ihnen außerdem einen Administrationszugang zu dem Konferenzraum, sodass Sie als Veranstalter:in schon vor der eingestellten Zeit den Konferenzraum betreten können. Dieser Administrations-Linkt sollte jedoch nicht an andere weitergegeben werden, er ist lediglich für die veranstaltende Person und gegebenenfalls für Vortragende gedacht., sodass diese sich vor Beginn der Konferenz entsprechend vorbereiten können (zum Beispiel die Bildschirmübertragung einrichten).

Egal ob Sie eine Konferenz geplant hatten oder sofort einen Raum eröffnen, sehen Sie als nächstes den Einstellungsbildschirm. Hier können Sie Ihren Namen setzen, das Mikrofon und die Kamera einstellen und gegebenenfalls zwischen verschiedenen Mikrofonen & kameras, die an Ihrem gerät angeschlossen sind wechseln.

So gibt es über die Menüpunkte links unten in der Videokonferenz die Möglichkeit, den eigenen Bildschirm mit anderen zu teilen oder die Diskussion mit einer Vielzahl an Teilnehmer:innen über die "Hand erheben" Funktion zu moderieren.

Zusätzlich beinhaltet ViOffice Conference eine Chatfunktion, um parallel mit den Teilnehmenden zu kommunizieren. Darüber hinaus empfehlen wir, insbesondere bei großen Konferenzen alle Teilnehmenden zu Beginn stummzuschalten, um die Kommunikation zu vereinfachen. Bei Redebarf können die Mikrofone der Teilnehmenden einfach wieder aktiviert werden.

Außerdem besteht die Möglichkeit, ein individuelles Passwort für eine Konferenz festzulegen, um die Teilnahme unbefugter Personen zu vermeiden. Dennoch können bei Bedarf auch Externe in die Konferenz eingeladen werden. Es wird empfohlen, die Webcams der passiven Teilnehmenden (also alle, die gerade nicht reden) möglichst auszuschalten, um die Internetverbindung aller Konferenzteilnehmer:innen nicht zu überlasten. Durch Anklicken der drei Punkte am rechten unteren Bildschirmrand können eine Vielzahl weiterer nützlicher Optionen eingestellt werden.

Besonders hervorzuheben ist dabei das ViOffice Pad, über das Notizen gemeinsam (kollaborativ) parallel zur Konferenz erstellt werden können. Die Bildschirmübertragung ist neben der normalen Webcamansicht ein übliches und sehr nützliches Werkzeug in Videokonferenzen, beispielsweise um Präsentation aus dem Homeoffice heraus halten zu können.

Außerdem ist es möglich, die Videoqualität zu regulieren, alle Teilnehmenden stummzuschalten (dies kann nur die Raummoderation tun) oder sich die Sprecher:innenstatistik anzeigen zu lassen. Des Weiteren gibt es nützliche Tastaturkürzel, welche die Handhabung von ViOffice Conference erleichtern. Der Anzeigename kann außerdem über die Funktion "Einstellungen" geändert werden.